Il Modulo Software per la Gestione della OFFICINA è integrato a tutte le aree aziendali presenti sulla base dati di WH&RE Automotive ERP: dall'Amministrazione, alla Logistica, al Commerciale. La soluzione consente la gestione di Officine per Auto e per Veicoli Industriali.
Le principali funzionalità sono:
- Gestione Anagrafica Modelli - Gestione Gamma - Marca - Versione Veicoli
- Gestione Garanzie Veicoli
- Gestione Anagrafica Veicoli
- Gestione Inconvenienti Veicoli
- Gestione Tempario delle Operazioni
- Gestione Piani di Manutenzione
- Gestione Interventi Veicoli
- Fatturazione Interventi
- Gestione Documenti di Garanzia.
1. Gestione Anagrafica Veicoli.
• Inserimento / modifica / cancellazione dei dati relativi ai veicoli
- Anagrafica di Base (Codice Veicolo, Targa, Modello, PIC, Telaio, Proprietario, Concessionario, Tipo veicolo, Gamma, Eventi)
- Dati Tecnici (motore, cambio, assale, ecc..)
- Tessera Garanzia (num. tessera, data inizio, data fine, km inizio, km fine -> sulla base di questi parametri è possibile assegnare all’inconveniente in fase di inserimento intervento una garanzia soggetto).
• Aggiornamento centri di costo da veicoli
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2. Gestione Preventivi.
• Inserimento / modifica / cancellazione preventivi da compiere per dettaglio veicolo/cliente
Un nuovo intervento è definito dall’inserimento di:
- Testata : numero preventivo, data inserimento, ora, veicolo, stato;
- Dettaglio inconvenienti (fondamentale l’inserimento della garanzia soggetti);
- Dettaglio operazioni (da Tempario se il veicolo è in garanzia) derivato dall’inconveniente selezionato (opzionale);
- Materiale e manodopera
- Stampa Preventivo
- Gestione storico preventivi: Non è obbligatorio e viene generato indipendentemente dall’inserimento di una commessa: diventa commessa se il preventivo viene accettato dal cliente. Deve essere mantenuto in un archivio a parte. I dati del preventivo sono gli stessi della commessa, ma il preventivo avrà una numerazione a parte e un tipo preventivo (da definire).
3. Gestione Interventi / Commesse.
È la parte più consistente della procedura.
• Inserimento / modifica / cancellazione interventi da compiere per dettaglio veicolo/cliente
Un nuovo intervento è definito dall’inserimento di:
- Testata : numero intervento, data / ora inserimento, codice veicolo, stato.
- Dettaglio inconvenienti (fondamentale l’inserimento della garanzia soggetti).
- Dettaglio operazioni (da Tempario se il veicolo è in garanzia) derivato dall’inconveniente selezionato (opzionale)
- Materiale e manodopera. Segnala se esistono, per veicolo/cliente, preventivi aperti. I dettagli di materiale e manodopera vengono inseriti a intervento completato all’interno della scheda interventi. Sarà da definire uno stato intervento (evaso) il quale può decidere se aggiornare le giacenze a magazzino e i dati di contabilità.
• Gestione Commessa
da WH&RE Automotive ERP ed emissione documenti relativi alla commessa.
• Gestione Garanzie
sulla base dei dati inseriti nell’anagrafica veicoli (tipo garanzia e data inizio validità e fine validità) è possibile associare a ciascuna riga di inconveniente una Garanzia Soggetto con la possibilità di forzare la garanzia anche se per il veicolo è già scaduta (prevedere un controllo se il veicolo è in garanzia o meno). Se il veicolo (o un inconveniente) è in garanzia, una volta inserita l’operazione, viene proposta in automatico la riga di manodopera (da Tempario) a cui si può associare un anche codice personale (da una tabella Personale con un tariffario basato sul codice personale). Il sistema consente l’inserimento di manodopera non “predefinita”. Dal tipo di Garanzia associato al veicolo dipende la modalità di fatturazione dell’intervento.
• Gestione Storico interventi
• Gestione Storico operazioni
4. Gestione Magazzino.
I magazzini già configurati sono il Magazzino Ricambi e il Magazzino Officina.
E’ prevista la gestione dei codici a barre con penne ottiche o terminalini in radio frequenza.
5. Emissione documenti.
Si possono emettere diversi documenti ad evasione intervento sulla base della Garanzia :
- Garanzia “costruttore” -> ricevuta fiscale con importo a 0 al cliente (proprietario del veicolo) + doc. di garanzia a su file da inserire nel programma SIGMADEC (i dati di COGE andrebbero aggiornati nel momento dell’emissione della fattura, quelli di movimentazione di magazzino al momento dell’emissione della ricevuta fiscale o d.d.t.);
- Garanzia “costruttore” di un altro Concessionario (per gli autobus) -> ricevuta fiscale con importo a 0 al cliente (proprietario del veicolo) + fattura da emettere al Concessionario che garantisce;
- Lavoro ripetuto su Garanzia -> ricevuta a 0 al cliente;
- Riparazioni interne -> documento interno di lavorazione da imputare al centro di costo Veicolo;
- Riparazione senza garanzia -> fattura al cliente.
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